Отчёты, цифры и файлы Excel/PDF
Ассистент отвечает по готовым отчётам: остатки, закупки и цены, приходы и задвоения, реализация и ABC, движение товара и «куда ушёл товар». Под ответом — кнопка, которая открывает тот же отчёт в «Аналитике». По просьбе он соберёт файл Excel или PDF. Для владельца, товароведа, бухгалтера, шеф-повара.
Отчёты в «Аналитике» дают полную картину, но иногда нужен быстрый ответ на один вопрос: «сколько водки на баре», «у кого дешевле сливки», «куда ушла камбала за неделю». Такой вопрос удобно задать ассистенту. Он сам вызовет нужный отчёт, выберет главное и ответит в несколько строк.
Какие вопросы можно задавать
| Отчёт | Примеры вопросов |
|---|---|
| Остатки | «Сколько лосося на кухне?», «Остатки по алкоголю», «Из каких приходов сложился остаток сливок?» |
| Закупки и цены | «У кого подорожали закупки за месяц?», «Где дешевле брать картофель?», «Когда последний раз привозили сливки?» |
| Приходы | «Что пришло вчера?», «Сколько накладных от «Овощной базы» за месяц?», «Нет ли задвоенных приходов?», «Покажи накладную № 1234 построчно» |
| Реализация и ABC | «Сколько продали борща за неделю и с какой наценкой?», «ABC-анализ за квартал» |
| Движение товара | «Движение камбалы за месяц», «Куда ушёл лосось?», «В какие блюда входит пармезан?», «Где был перерасход?» |
| Документы StoreHouse | «Какие перемещения были на этой неделе?», «В каких накладных был лайм?» |
Ассистент отвечает только по тем отчётам, которые открыты вашей роли. Если отчёт закрыт, он так и скажет. Какие права нужны — в статье Кому доступен ассистент: права, тариф и монеты.
Как выглядит ответ
Ответ по отчёту строится одинаково:
- вывод одной-двумя фразами;
- 3–5 главных чисел;
- одна строка совета;
- всегда — за какой период.
Период можно назвать словами: «неделя» — последние 7 дней, «месяц» — 30 дней, «квартал» — 90 дней.
Остатки ассистент считает на начало дня — после документов предыдущего дня.
Остатки по категории. «Остатки по алкоголю», «по мясу», «по бару» ассистент считает по папке справочника целиком, со всеми вложенными папками, — как ведомость остатков на сайте. Если нашлась не та папка, он переспросит.
Задвоенные приходы. Если похоже, что одну накладную поставщика завели дважды, ассистент назовёт это подозрением и предложит сверить обе накладные построчно.
Свежесть данных. Перед ответом о приходах и ценах ассистент подтягивает свежие накладные из StoreHouse. Если они ещё читаются, он скажет, на какое время данные, и предложит спросить через минуту.
Кнопка отчёта под ответом
Под ответом по отчёту появляется кнопка (6) — до трёх кнопок на ответ. На кнопке — название отчёта, товар или поиск и период, например «Остатки · Лосось охлаждённый · на 28.09».
- Нажмите кнопку под ответом.
- В новой вкладке откроется «Аналитика» с тем же отчётом: тот же товар, период и поиск, по которым отвечал ассистент.
- Разберите подробности, поменяйте фильтры, выгрузите отчёт.
В приложении такая кнопка называется Посмотреть в отчёте подробнее и открывает отчёт прямо в телефоне.
О самих отчётах — в разделе Аналитика.
Файлы Excel и PDF
Попросите: «скинь в экселе», «дай PDF», «сделай таблицу по поставщикам». Ассистент:
- для готового отчёта — закупки, реализация, ABC, остатки, приходы — пришлёт файл этого отчёта за нужный период;
- если готового отчёта нет — соберёт свою таблицу из цифр, которые нашёл в отчётах.
В ответе будет ссылка на файл. В приложении нажмите её, чтобы скачать. На сайте ссылка в ответе не нажимается: выделите её, скопируйте и откройте в новой вкладке браузера.
Внимание
Ссылка на файл живёт 7 дней и открывается без входа в кабинет. Любой, у кого есть ссылка, сможет открыть файл. Не пересылайте её посторонним.
Файл готового отчёта ассистент пришлёт, только если этот отчёт открыт вашей роли. Свою таблицу он соберёт, если роли открыт хотя бы один отчёт.
Если товар в закрытой папке
Роль может ограничивать ассистента отдельными папками товаров («Товарные группы ассистента»). Если вы спросили о товаре из другой папки, ассистент не подменит его похожим по названию. Он скажет, в какой папке лежит товар и что её нужно добавить в «Товарные группы ассистента» вашей роли. Попросите об этом владельца — см. Команда → Роли: права сотрудников.
Если что-то не так
Ассистент отвечает, что отчёт вашей роли закрыт. Нужная галочка в блоке «Аналитика» роли не стоит. Попросите владельца включить её.
Ассистент нашёл несколько похожих товаров и спрашивает, какой нужен. В базе бывают товары с похожими названиями. Выберите нужный — ответ будет точнее.
Цифры отличаются от отчёта в StoreHouse. Проверьте период и подразделение: ассистент называет их в ответе. Остатки он считает на начало дня. Откройте отчёт кнопкой под ответом и сверьте фильтры.
Ответ не успел собраться. Сузьте вопрос: один товар, одно подразделение, период короче. Или напишите «дальше», если ассистент предложил продолжить.