Как устроены документы: черновик → StoreHouse → проведение
Где найти перемещение, производство и расход, как устроена страница раздела, что значит галочка «только из RestDocs» и какие бывают состояния документа. Для владельца, товароведа, шеф-повара и бармена.
В RestDocs можно готовить три документа StoreHouse: перемещение, производство и расходную накладную. Вы собираете черновик на сайте или в телефоне, а RestDocs создаёт по нему документ в StoreHouse. Так бармен или повар оформляет движение товара сам, без доступа к StoreHouse, а товаровед только проверяет и проводит.
Какой документ выбрать
| Документ | Когда нужен | Что появится в StoreHouse |
|---|---|---|
| Перемещение | Товар переходит внутри заведения: со склада на кухню, из бара на кухню | Внутреннее перемещение |
| Производство | Кухня выпускает полуфабрикаты или блюда по техкартам | Комплектация: при проведении минус сырьё, плюс готовое |
| Расход | Товар уходит на сторону: продажа, отгрузка на банкет, передача контрагенту | Расходная накладная |
Где найти
- На сайте — меню слева, группа Документы: Перемещение, Производство, Расход.
- В телефоне — вкладка Документы, плитки Перемещение, Производство и Расход.
Если раздела нет в меню или плитка закрыта замком с подписью «нет доступа — спросите у руководителя», вашей роли этот документ не открыт. Как настроить права — в статье Права: кто создаёт, кто отправляет, чужие черновики.
Путь документа
- Черновик. Документ собирают в RestDocs: вы на сайте, сотрудник в телефоне или ассистент по вашей просьбе. Черновик сохраняется сам и виден и на сайте, и в телефоне.
- Отправка. Кнопка Отправить в StoreHouse создаёт документ в StoreHouse. Он всегда создаётся не проведённым.
- Проведение. Товаровед проверяет документ и проводит его — в самом StoreHouse или прямо в RestDocs кнопкой Провести. Подробнее — Провести и распровести документ.
Важно
После отправки строки документа в RestDocs уже не правятся. Если нужно что-то поменять, исправьте документ в самом StoreHouse.
Откуда берутся черновики
Все черновики раздела лежат в одном списке, откуда бы они ни пришли:
- вы создали его на сайте кнопкой + Новое перемещение, + Новое производство или + Новая расходная;
- сотрудник начал его в приложении на телефоне;
- ассистент подготовил его по вашей просьбе — словами или по фото (см. Черновики документов словами и по фото).
Черновик, начатый в телефоне, открывается на сайте, и наоборот. Новый черновик сразу берёт подразделения (а у расхода — получателя) из вашего прошлого документа этого вида. Дата ставится сегодняшняя.
Неотправленные черновики за последние 30 дней видны и на «Сводке», в карточке «Черновики ждут отправки».
Страница раздела
Вверху — кнопка создания нового черновика (2). Ниже — две таблицы.
Черновики
Таблица «Черновики» (3) — документы, которые ещё не ушли в StoreHouse. Столбцы: «Документ», «Дата · позиций», «Автор», «Изменён». Чипы у документа:
- «черновик» — есть у всех строк этой таблицы;
- «телефон» — черновик начат в приложении;
- «ассистент» — черновик подготовил ассистент.
Нажмите строку, чтобы открыть черновик. Если у вас нет права на чужие черновики, вы видите только свои. После отправки черновик пропадает из этой таблицы и появляется в таблице «В StoreHouse».
В StoreHouse
Здесь документы этого вида из StoreHouse за выбранный период.
- Период (4): 7, 30 или 90 дней либо «свой период» — две даты и кнопка Показать. Сразу стоит 30 дней. Период не длиннее года.
- только из RestDocs (5): галочка стоит сразу, и в списке только документы, созданные через RestDocs. Снимите её, чтобы увидеть и документы, заведённые прямо в StoreHouse.
- Столбцы: «Дата», «№», направление («Откуда → куда» у перемещения, «Где → куда готовое» у производства, «Подразделение → получатель» у расхода), «Состояние» (7), «Сумма» (у производства — «Себестоимость»), «Комментарий».
- Документы RestDocs подсвечены (6).
- Нажмите строку — откроется страница документа.
В списке не больше 200 документов. Если период длинный и документов много, сузьте даты.
RestDocs узнаёт свои документы по комментарию. При отправке он пишет туда «Перемещение из RestDocs», «Производство из RestDocs» или «Расходная из RestDocs», а после знака «·» — ваш комментарий. Если в StoreHouse стереть слово «RestDocs» из комментария, документ пропадёт из списка с галочкой «только из RestDocs».
Состояния документа
| Состояние | Что значит |
|---|---|
| не проведён | Документ есть в StoreHouse, но на остатки ещё не влияет. Так выглядит любой документ сразу после отправки из RestDocs |
| проведён | StoreHouse учёл документ в остатках |
| проведён частично | В StoreHouse проведена только одна часть документа — списание или приход. Такой документ можно и провести целиком, и распровести |
В телефоне
- Откройте вкладку Документы и нажмите плитку нужного раздела.
- Вверху выберите, что показывать: галочка «Показывать только документы RestDocs» (1) и период (2) — «Неделя», «Месяц», «Квартал» или «Период».
- Черновики в списке — в пунктирной рамке с пометкой «Черновик» (3). Документы StoreHouse — с номером и состоянием (4). Нажмите документ, чтобы открыть его.
- Круглая кнопка + (5) начинает новый черновик.
Если нет связи со StoreHouse
Если агент StoreHouse не подключён, на странице раздела и в черновике будет сообщение «нет подключения к StoreHouse через агента — черновики можно готовить, отправка и списки документов подождут». Черновики собирать можно, а отправить документ и увидеть таблицу «В StoreHouse» — только когда агент снова на связи.
Если что-то не так
| Сообщение | Что делать |
|---|---|
| «За выбранный период документов нет — снимите галочку, чтобы увидеть созданные в StoreHouse.» | Снимите галочку «только из RestDocs» или выберите период длиннее |
| «агент StoreHouse не ответил: …» | Агент не успел ответить. Обновите страницу через минуту. Если не помогло — см. «Агент StoreHouse не на связи» |
| «период не длиннее года» | Выберите даты, между которыми не больше года |
| «этот раздел закрыт вашей ролью — спросите владельца» | Попросите владельца включить право в вашей роли. См. Не вижу раздел или «закрыт вашей ролью» |