Что такое RestDocs и как он связан со StoreHouse
Что делает RestDocs, как накладные и другие документы попадают в StoreHouse и зачем нужен агент на компьютере заведения. Для всех, кто только начинает.
RestDocs — это кабинет на сайте restdocs.ru и приложение RestDocs для телефона. Он работает вместе со StoreHouse 5 (R-Keeper): разбирает накладные поставщиков, помогает считать ревизии и готовить складские документы. Сам учёт по-прежнему ведётся в StoreHouse. Прочитайте эту статью первой — станет понятно, куда уходят документы и кто их проводит.
Что есть в кабинете
Разделы собраны в меню слева по группам. Каждый сотрудник видит только разделы своей роли, владелец — все.
| Раздел | Для чего |
|---|---|
| Сводка | главная страница: что ждёт разбора, приход за день, связь со StoreHouse |
| Поступление | накладные по фото, ЭДО и чеки; прямые накладные |
| Ревизии | пересчёт с телефона, проверка ведомости |
| Перемещение | между баром, кухней и складом |
| Производство | выпуск ПФ и блюд по техкартам |
| Расход | расходная накладная |
| Ассистент | вопросы по складу, черновики, техкарты |
| ЕГАИС | приёмка ТТН со сверкой марок, вскрытые бутылки |
| ЭДО и марки | УПД, ЭТрН, Честный ЗНАК |
| Аналитика | закупки, остатки, движение, реализация, ABC |
| Привязки | штрихкоды, марки и голосовые названия товаров |
| Команда, Подключения, Тариф | сотрудники и роли, ЭДО и агенты StoreHouse, подписка — только владельцу |
Как устроены меню, выбор заведения и тема — в статье Как устроен кабинет.
Как приход попадает в StoreHouse
- Документ поставщика попадает в RestDocs: его фотографируют в приложении, загружают файлом в кабинете или он сам приходит из ЭДО.
- RestDocs распознаёт документ: шапку, поставщика, позиции и суммы.
- Сотрудник открывает карточку документа, проверяет её и сопоставляет позиции с товарами StoreHouse.
- Сотрудник нажимает Импортировать в StoreHouse. Кабинет переспрашивает: «Отправить в StoreHouse? Документ ляжет в «Несогласованные».»
- Кабинет возвращает в список документов. Когда документ дойдёт до StoreHouse, его статус станет «Импортирован», а в карточке появится зелёная плашка «Документ в StoreHouse, в «Несогласованных» — товаровед проверит и проведёт.»
- Товаровед находит документ в StoreHouse среди несогласованных и проводит его.
Важно
Отправка в StoreHouse — ещё не проводка. Товар появится на остатках, когда документ проведут.
Подробно про каждый шаг — в разделе Поступление товара, про отправку — в статье Импорт в StoreHouse.
Документы, которые создаются в кабинете
Перемещение, расход, производство и прямую накладную вы собираете прямо в RestDocs — на сайте или в телефоне. Перед отправкой перемещения, расхода или производства кабинет предупреждает: «Документ создастся в StoreHouse не проведённым — проведёт товаровед.» У прямой накладной: «Приходная создастся в StoreHouse не проведённой — проведёт товаровед.» Если в прямой накладной не все позиции сопоставлены или не выбран поставщик, она попадёт в «Поступление» на проверку: товаровед сопоставит её на сайте и отправит в «Несогласованные».
Провести такой документ можно в StoreHouse или прямо из кабинета, если роль даёт право на проводки. Подробнее — в статьях Как устроены документы и Провести и распровести документ.
Агент StoreHouse
Агент StoreHouse — небольшая программа на компьютере, где установлен StoreHouse. Через неё RestDocs записывает документы в базу и читает оттуда справочник товаров и приходные накладные.
- Без агента документы не уходят в StoreHouse, а ассистент не видит склад.
- Агента ставят один раз по коду из кабинета. Код одноразовый и действует 7 дней. Дальше агент обновляется сам.
- На заведение ставят одного агента StoreHouse. Второй агент нужен, только если у заведения другая база StoreHouse. Если ключ подписи УКЭП вставлен в другой компьютер, туда ставят субагента подписи.
- Компьютер с агентом должен быть включён и подключён к интернету. Иначе на «Сводке» появится «не на связи», а отправить документы в StoreHouse не получится, пока агент не вернётся на связь.
Как установить — Подключение StoreHouse: установка агента. Что делать, если агент пропал со связи, — «Агент StoreHouse не на связи».
Что RestDocs берёт из StoreHouse
- Справочник товаров. По нему RestDocs сопоставляет позиции накладных, ищет товар в ревизиях и документах.
- Копию приходных накладных — и проведённых, и ещё не проведённых. По ней считаются «Сводка», «Закупки» и «Поступления». В первый раз RestDocs читает приходные за 90 дней. Дальше копия обновляется сама, а накладные последней недели перечитываются — их часто правят уже после проведения.
«Сводка» берёт цифры из этой копии и к агенту сама не обращается. Поэтому она открывается быстро даже тогда, когда агент не на связи, — просто цифры будут на момент последнего обновления. Если копия не обновилась, рядом написано почему.
Несколько баз StoreHouse
У некоторых заведений несколько баз — например, бар и магазин. Каждую базу подключает свой агент. Нужную базу выбирают в плашке Заведение вверху левой панели. Выбор запоминается в этом браузере. Сотрудник видит только те базы, которые открыты его роли.
Сайт и телефон
Кабинет открывается в любом браузере — на компьютере или на телефоне. Приложение RestDocs нужно для камеры: фото накладных и сканирование кассовых чеков работают только в нём. В приложении же удобно считать ревизии прямо на складе.
Как открыть кабинет с телефона и привязать приложение — в статье Кабинет с телефона и приложение RestDocs. Установка — в статье Установка приложения.
С чего начать
- Войдите в кабинет — Вход в кабинет.
- Пройдите чек-лист на «Сводке» — Первые шаги.
- Установите агента StoreHouse, если его ещё нет, — Подключение StoreHouse.