Что умеет ассистент и чего он не делает
Ассистент отвечает по складу, закупкам и продажам, готовит черновики документов (в том числе по фото накладной), проверяет и заполняет техкарты, ТТК и БЖУ, собирает файлы Excel и PDF. Документы StoreHouse он не проводит, не правит и не удаляет, а в StoreHouse пишет только после вашего «да». Для всех, кому открыт ассистент.
Ассистент — это чат, в котором о делах заведения можно спросить обычными словами: «сколько лосося на кухне», «у кого подорожали закупки», «перемести 5 кг палтуса на бар». Он сам смотрит данные вашей базы StoreHouse и отчёты RestDocs и отвечает коротко, с цифрами и периодом.
Статья поможет понять, о чём ассистента можно просить и где его границы. Как задавать вопросы — в статье Беседы: как спрашивать, ждать ответ и нажимать «Стоп».
Где найти ассистента
- На сайте — в меню Учёт → Ассистент.
- На «Сводке» — строка «Спросите ассистента: остатки, цены, что пришло вчера…» вверху страницы. Вопрос из неё сразу уходит ассистенту новой беседой.
- В приложении на телефоне — вкладка Ассистент внизу экрана. См. Ассистент в телефоне.
Беседы у одного человека общие: начатое в телефоне можно продолжить на сайте и наоборот.
Что ассистент умеет
Отвечать по отчётам. Остатки на складе и по категориям (алкоголь, мясо, бар), закупки и цены поставщиков, последние поставки, сводка по приходам и подозрения на задвоенные приходы, реализация и наценка, ABC-анализ, движение товара, «куда ушёл товар», в какие блюда он входит, перерасход. Под ответом появляется кнопка, которая открывает тот же отчёт в «Аналитике» (6). Подробнее — Отчёты, цифры и файлы Excel/PDF.
Смотреть документы StoreHouse. Какие были приходы, возвраты, расходные, перемещения, производство и сличительные ведомости за период и что в них. В каких приходных накладных встречался товар — одним запросом по всем накладным периода.
Готовить черновики документов. Перемещение, расходная накладная, производство и прямая накладная — словами, голосом в телефоне или по фото накладной. В чате появляется карточка с кнопкой Открыть документ. Подробнее — Черновики документов словами и по фото.
Работать с техкартами. Проверить и заполнить БЖУ товаров в папке, проверить ТТК и предложить текст пустых разделов, поправить состав техкарты, завести новое блюдо или полуфабрикат. Подробнее — Техкарты, ТТК и БЖУ: запись только после «да».
Собирать файлы. «Скинь в экселе», «дай PDF» — ассистент пришлёт ссылку на файл готового отчёта или на свою таблицу из найденных цифр.
Разбирать ваши файлы. Фото, PDF, Excel и CSV: накладную — в черновик, техкарту — сравнить с вашей, прайс — сравнить с закупками. Подробнее — Файлы в чате, справочник ассистента и его память.
Помогать с меню и планированием. Новое блюдо, сезонное меню, чем заменить дорогой ингредиент. Данные заведения он берёт из базы, справочные сведения (БЖУ, потери при обработке, технологии) — из своих знаний, а то, что быстро устаревает (цены рынка, тренды), ищет в интернете и называет источники. Поиск в интернете — только по темам общепита.
Откуда берутся цифры
- Все цифры по заведению — только из StoreHouse и отчётов RestDocs. Ассистент их не придумывает: если чего-то нет в данных, он так и скажет.
- Перед ответом о приходах и ценах ассистент подтягивает свежие накладные из StoreHouse. Если они ещё читаются, он скажет, на какое время данные, и предложит спросить через минуту.
- Товары он ищет по снимку справочника StoreHouse. Снимок обновляется сам, днём — не реже раза в два часа.
- Ассистент видит только то, что открыто вашей роли: нужные отчёты и папки товаров. См. Кому доступен ассистент: права, тариф и монеты.
Чего ассистент не делает
- Не отправляет, не проводит, не правит и не удаляет документы StoreHouse. На такую просьбу он ответит: «По текущим инструкциям мне запрещено править документы самому» — и предложит открыть состав документа.
- Не отправляет черновики сам. Черновик проверяете и отправляете в StoreHouse вы, документ уходит не проведённым. Как проводить — Провести и распровести документ.
- Не создаёт ревизии. Ревизию ведут на телефоне и в разделе «Ревизии».
- Не трогает флаг «Используется в накладных».
- Не пишет в StoreHouse молча. Записать в StoreHouse он может только это: БЖУ товаров, текстовые разделы ТТК, состав техкарт, новые блюда и полуфабрикаты. Перед каждой записью ассистент показывает, что именно запишет, и спрашивает «Записать?». Пишет только после вашего «да».
- Не выходит за пределы ресторанных дел. Политика, программирование, личные темы — вежливо откажет и предложит, чем помочь по заведению.
Большие просьбы — по шагам
На один ответ у ассистента ограниченное время и число шагов. Поэтому широкую просьбу («разбери, почему недостача форели, проверь движение, техкарты и приходы») он разбивает на части:
- Пишет план одной строкой.
- Делает первый шаг и даёт по нему вывод с цифрами.
- Спрашивает «Продолжить со вторым шагом?». Ответьте «да» или «дальше» — он возьмётся за следующий.
Если время на ответ вышло, ассистент отвечает тем, что уже нашёл, и предлагает продолжить. Напишите «дальше» — он продолжит с того же места.
Совет
Спрашивайте конкретно: товар, подразделение и период. «Остатки лосося на кухне на сегодня» ассистент выполнит быстрее и точнее, чем «что у нас со складом».
Если что-то не так
«Не успел закончить за отведённое время. Успел проверить: … Напишите «дальше» — продолжу с этого места.» Просьба оказалась большой. Напишите «дальше» или разбейте её на части.
«Не успел закончить — уточните, пожалуйста, просьбу или разбейте её на части.» Сформулируйте вопрос короче: один товар, один период.
Ассистент говорит, что отчёт или документ роли закрыт. Нужное право не включено в вашей роли. Попросите владельца включить его — см. Кому доступен ассистент: права, тариф и монеты.
Жёлтая плашка «Нет подключения к StoreHouse через агента — ассистент не сможет читать склад.» Агент StoreHouse не на связи. См. «Агент StoreHouse не на связи» и «StoreHouse не ответил».