Файлы в чате, справочник ассистента и его память

Ассистенту можно прислать фото, PDF, Excel или CSV — до 5 файлов по 15 МБ. Товары он ищет по снимку справочника StoreHouse, который обновляется сам, а при необходимости — кнопкой «Обновить справочник». И он умеет запоминать правила вашего заведения, если вы подтвердите. Для всех, у кого есть ассистент.

Ассистент работает не только с текстом. Ему можно отправить фото накладной, PDF с техкартой или прайс поставщика в Excel — он прочитает файл и предложит, что с ним сделать. В этой статье — какие файлы подходят, как ассистент ищет товары и что он запоминает о вашем заведении.

Как прикрепить файл

1. Нажмите Прикрепить (1) под полем вопроса и выберите файлы.
2. Файл сразу проверяется. Если он читается, над полем появится его название (2) и на пару секунд всплывёт короткая подпись, например «фото» или «PDF, 3 стр.». Если нет — сразу появится сообщение, что не так.
3. Напишите, что сделать с файлом (3), например «Оформи приход по этой накладной на Кухню».
4. Нажмите Отправить (4).

Передумали отправлять файл — нажмите на его название над полем, и он уберётся.

В телефоне файлы прикрепляют скрепкой: Камера, Галерея или PDF / Excel — см. Ассистент в телефоне.

Какие файлы подходят

Ограничения:

• не больше 5 файлов в одном сообщении;
• каждый файл — до 15 МБ;
• старый формат Excel .xls не читается — сохраните файл как .xlsx.

Что ассистент делает с файлом

• Накладная или чек поставщика — выпишет поставщика, номер, дату и позиции и предложит черновик прямой накладной. См. Черновики документов словами и по фото.
• Техкарта или рецептура — сравнит с вашей техкартой и предложит заполнить ТТК. См. Техкарты, ТТК и БЖУ: запись только после «да».
• Прайс или список цен — сравнит с вашими закупками и отметит, где дороже и где дешевле.
• Список на перемещение, расход или производство — соберёт черновик по обычным правилам.
• Непонятный файл — скажет, что видит, и спросит, что с ним сделать.

Картинку ассистент видит только в том сообщении, где её прислали. Поэтому он сразу выписывает из фото всё нужное. Расшифровка остаётся в беседе, и на «дальше» он берёт данные из неё. Если позже понадобится снова посмотреть на фото, пришлите его ещё раз.

Неразборчивые места ассистент помечает и переспрашивает. Цифры он не выдумывает.

Справочник ассистента

Товары ассистент ищет не напрямую в StoreHouse, а по снимку справочника вашей базы — так быстрее. Снимок обновляется сам: днём он не старше двух часов.

Когда снимок собран, видно внизу страницы, рядом с кнопками: «Справочник собран ДД.ММ.ГГГГ чч:мм» (10).

Когда обновлять вручную

Если вы только что завели или перенесли товар в StoreHouse, а ассистент его не находит:

1. Нажмите Обновить справочник (3) вверху страницы ассистента.
2. Появится «Пересборка справочника запущена (1–5 минут)», внизу — «Справочник собирается…».
3. Подождите несколько минут и повторите вопрос.

Повторное нажатие сборку не дублирует — появится «Справочник уже собирается».

Можно и не обновлять весь справочник: скажите ассистенту, что товар только что заведён. Он сам перечитает нужную папку StoreHouse и поищет снова.

В приложении кнопка Обновить справочник — на вкладке «Профиль», в карточке «Справочник для ассистента».

«Последняя пересборка не удалась»

Если свежий снимок собрать не получилось, внизу страницы появится красная надпись «Последняя пересборка не удалась» с датой и причиной. Неполный снимок не сохраняется: ассистент продолжает работать по прежнему. Проверьте, что агент StoreHouse на связи, и нажмите Обновить справочник ещё раз — см. «Агент StoreHouse не на связи» и «StoreHouse не ответил». Если надпись не пропадает, напишите нам на info@restdocs.ru.

Память ассистента

Ассистент умеет запоминать правила вашего заведения, чтобы не повторять одну и ту же ошибку.

1. Поправьте ассистента и скажите, что так у вас всегда. Например: «Запомни: креветки у нас всегда считаем очищенными».
2. Ассистент переспросит, запомнить ли это правило для вашего заведения (4).
3. Ответьте «да» (5). Ассистент подтвердит, что запомнил.

Что важно знать:

• правило запоминается для всего заведения — ассистент учитывает его в беседах всех сотрудников, на сайте и в телефоне;
• разовые решения («сегодня спиши по себестоимости») ассистент не запоминает;
• одно правило — до 600 знаков. Если такое правило уже есть, второй раз оно не сохранится;
• список запомненного в кабинете заведения не показывается. Если правило нужно убрать или исправить, напишите нам на info@restdocs.ru.

Если что-то не так

Смотрите также

• Черновики документов словами и по фото
• Техкарты, ТТК и БЖУ: запись только после «да»
• Ассистент в телефоне
• Вопросы и ответы