Частые проблемы: закрытый период, поставщик = получатель, дубль, юр. лица

Что значат типичные ошибки и замечания в карточке документа и что с ними делать — закрытый период, получатель совпадает с поставщиком, код 265 и неверный ИНН, возможный дубль, не настроены юр. лица, агент не на связи, нераспознанные названия и реквизиты, контрольная сумма, неизвестный тип документа. Для товароведа, бухгалтера, владельца и дилера.

Если с документом что-то не так, причина всегда написана в его карточке — в красной плашке под заголовком. В списке «Документы и чеки» начало того же текста видно красным под названием документа. Найдите своё сообщение ниже и сделайте то, что советует статья.

Некоторые сообщения написаны техническими словами: «SH5» в них означает StoreHouse, «OCR» — распознавание фото, «юр.лица» — ваши юридические лица в StoreHouse.

После отказа StoreHouse документ возвращается в статус «На проверке», а причина остаётся в плашке. Исправив причину, нажмите Импортировать в StoreHouse ещё раз. Исключение — кассовые чеки, объединённые по датам: они получают статус «Ошибка», см. Кассовые чеки по QR.

Закрытый учётный период (код 111)

Сообщение: «SH5 отказал (код 111): Учётный период закрыт. Проверьте дату документа (возможно OCR взял прошлый год).»

Чаще всего распознавание взяло не тот год или месяц — например, из даты постановления в шапке бланка.

1. Прочитайте плашку (1).
2. Сверьте поле Дата (2) с бумажным документом и исправьте дату.
3. Нажмите Импортировать в StoreHouse (3).

Если дата верная, а период в StoreHouse правда закрыт, попросите товароведа открыть период в StoreHouse и отправьте документ снова.

Получатель совпадает с поставщиком (код 38)

Сообщение: «SH5 отказал (код 38): Получатель совпадает с поставщиком. Выберите другое юр.лицо ресторана.»

В поле «Получатель» стоит то же юр. лицо, что и поставщик. Так бывает, когда распознавание перепутало поставщика и покупателя.

1. Проверьте поля Поставщик и ИНН: там должен быть поставщик, а не ваше юр. лицо.
2. В поле Получатель выберите своё юр. лицо.
3. Нажмите Импортировать в StoreHouse.

Код 265 и неверный ИНН поставщика

Сообщение: «SH5 отказал (код 265): Несовместимые данные: возможно товар привязан к другому поставщику в SH5.»

Частая причина — неверный ИНН поставщика: по нему StoreHouse находит другого поставщика, и товары не сходятся.

1. Сверьте ИНН в шапке с документом, цифру за цифрой.
2. Исправьте ИНН и нажмите ↺, чтобы подставилось правильное название.
3. Нажмите Пересопоставить со справочником, затем Импортировать в StoreHouse.

Если ИНН в документе с ошибкой в контрольной цифре, RestDocs отмечает это ещё при распознавании: «ИНН поставщика распознан неверно (… — не проходит проверку контрольной цифры). Впишите ИНН из документа вручную, иначе SH5 отклонит импорт». Поле ИНН при этом пустое — впишите ИНН с бумаги.

Если ИНН верный, а ошибка повторяется, проверьте сопоставление позиций — см. Сопоставление позиций.

Возможный дубль

Сообщение: «SH5 принял документ, но не вернул… Возможно дубль — проверьте раздел «Несогласованные» в SH5.»

StoreHouse принял документ, но не сообщил его номер. Скорее всего, документ там уже есть.

1. Откройте в StoreHouse раздел «Несогласованные» и найдите документ по поставщику и номеру.
2. Если он там есть — не отправляйте его снова. Отклоните документ в RestDocs кнопкой Отклонить.
3. Если его нет — нажмите Импортировать в StoreHouse ещё раз.

Ещё два случая, когда появляется второй документ:

• Вернуть в работу и повторная отправка всегда создают в StoreHouse второй документ. Прежний нужно отклонить в StoreHouse самим. См. Импорт в StoreHouse.
• Документ из ЭДО второй раз в «Поступление» не скачивается: RestDocs помнит каждый документ ЭДО. Если дубль всё же есть — значит, один из них загрузили файлом вручную.

Юр. лица: «не настроены» или «уточните получателя»

«В SH5 не настроены собственные юр.лица …» — RestDocs ещё не прочитал ваши юр. лица из StoreHouse. Обычно так бывает, пока агент StoreHouse ни разу не выходил на связь. RestDocs подтягивает юр. лица сам: когда агент выходит на связь и при обработке документа (не чаще раза в 10 минут).

1. Проверьте, что агент на связи: откройте Подключения → Настройка агентов. В карточке агента StoreHouse должно быть «StoreHouse «…» — на связи · юрлиц N». Подробнее — Карта агентов.
2. Когда агент на связи, откройте документ, выберите Получателя и отправьте снова.
3. Если юр. лица так и не появились, напишите дилеру.

«Уточните получателя — в подключении несколько юр.лиц» — у вас в StoreHouse несколько юр. лиц, и RestDocs не понял, на какое оформить приход. Выберите юр. лицо в поле Получатель в карточке. Для кассовых чеков получателя удобнее выбрать сразу при загрузке — см. Кассовые чеки по QR.

Агент StoreHouse не на связи

Сообщения: «Агент SH5 не подключён. …» или «Агент SH5 не ответил вовремя. …»

Компьютер, на котором стоит агент StoreHouse, выключен, без интернета или занят. Документ никуда не пропал — он ждёт «На проверке».

1. Проверьте компьютер с агентом и StoreHouse — см. «Агент StoreHouse не на связи».
2. Когда связь вернётся, откройте документ и нажмите Импортировать в StoreHouse ещё раз.

Нераспознанные названия и реквизиты

В замечании «не распознаны реквизиты» поля названы служебными словами:

Контрольная сумма не сходится

Замечания: «контрольная сумма расходится на N ₽ (N%)», «контрольная сумма сильно расходится: N ₽ (N%)» или «не удалось надёжно прочитать итоговую сумму документа («Всего к оплате») — сверьте позиции с фото».

Итог, прочитанный из документа, не совпадает с суммой позиций. Обычно одна позиция распозналась неверно или попала лишняя строка.

1. Нажмите Развернуть скан, чтобы видеть документ рядом с таблицей.
2. Сверьте количество, цену и суммы каждой строки.
3. Уберите лишние строки кнопкой ✕, поправьте неверные суммы.
4. Проверьте строку «Контрольная сумма документа» под таблицей — она должна показать «сходится с итогом».

Если сверить не получается, переснимите документ ровно и целиком.

Не удалось определить тип документа

Сообщение: «Не удалось определить тип документа. Поддерживаются «УПД», «счёт-фактура» и «ТОРГ-12» (PDF с текстом) и XML ФНС. …»

Файл — не УПД и не ТОРГ-12, а, например, внутренняя «Приходная накладная» учётной системы поставщика. Попросите поставщика выгрузить из 1С именно УПД или ТОРГ-12 и загрузите его заново. Или сфотографируйте бумажный документ.

Документ со статусом «Ошибка»

Документ не распознался. Кроме текстов выше, бывают «не распознано ни одной позиции», «слишком много OCR-каши (N строк)» и «Контрольная сумма документа не сошлась — часть позиций, скорее всего, распозналась неверно. …».

1. Прочитайте текст ошибки (2).
2. Нажмите Повторить (3) — документ распознается заново.
3. Не помогло — переснимите документ в приложении кнопкой Переснять документ или загрузите файл заново, а этот документ Отклоните (4).

Как снимать, чтобы документ распознался с первого раза, — в статье Как загрузить накладную.

Другие сообщения

Смотрите также

• Документ не распознался или не ушёл в StoreHouse
• Импорт в StoreHouse, черновик, отклонение и возврат в работу
• Карточка накладной: шапка, получатель, позиции, НДС и скан
• «Агент StoreHouse не на связи» и «StoreHouse не ответил»
• Карта агентов: проверка связи, субагент подписи, несколько баз