Карточка накладной: шапка, получатель, позиции, НДС и скан

Как устроена карточка документа в «Поступлении» — заголовок и цветные плашки, поля шапки и поиск поставщика по ИНН, выбор получателя, таблица позиций с пересчётом НДС, итоги и контрольная сумма, просмотр скана рядом с таблицей. Для товароведа и бухгалтера.

Карточка открывается, когда вы нажимаете на документ в списке «Документы и чеки». В ней вы сверяете то, что распознал RestDocs, с бумажной накладной: поставщика, номер, дату, получателя и каждую позицию. После проверки документ отправляют в StoreHouse — об этом отдельная статья Импорт в StoreHouse.

Заголовок и плашки

В заголовке (1) — тип и номер документа, например «УПД № УТ-4821», и цветной статус. Под ним серой строкой: имя файла и время загрузки. У импортированного документа там же «StoreHouse UDoc N» — служебный номер, под которым документ записан в StoreHouse, у документа из ЭДО — «из ЭДО».

Кнопка ← Поступление слева возвращает в список с теми же фильтрами.

Под заголовком может быть цветная плашка (2):

Пока документ распознаётся или отправляется, карточка сама проверяет статус каждые 5 секунд и обновляется, когда он сменится.

Что значат другие тексты в плашке — в статье Частые проблемы.

Шапка документа

Исправьте поле, если распознавание ошиблось: просто сотрите и впишите верное значение.

Название поставщика по ИНН

Название не нужно вписывать руками — его можно подставить по ИНН.

1. Проверьте, что в поле ИНН стоит верный ИНН поставщика.
2. Нажмите кнопку ↺ справа от него.
3. Посмотрите на подсказку внизу экрана: - «Поставщик уже есть в StoreHouse — подставил его название» — такой поставщик уже заведён в вашем StoreHouse, и RestDocs взял его название. Так в StoreHouse не появится второй такой же поставщик; - «Название из реестра подставлено» — поставщика в StoreHouse ещё нет, название взято из госреестра.

Получатель

Получатель — ваше юр. лицо из StoreHouse, на которое ляжет приход. Если юр. лицо одно, оно выбирается само. Если их несколько, RestDocs ищет среди них то, чей ИНН указан в документе как ИНН покупателя. Не нашёл — выберите получателя в списке сами: без этого документ не отправить.

Позиции

Таблица позиций (4) — всё, что распознано в документе. Колонки: «#», «Позиция», «Кол-во», «Ед.», «Цена», «НДС», «Без НДС», «НДС ₽», «С НДС».

• Название, количество, единицу, цену, ставку НДС и суммы «Без НДС» и «НДС ₽» можно исправить прямо в таблице. «С НДС» считается сама.
• Ставка НДС выбирается из списка: без, 5 %, 7 %, 10 %, 20 %, 22 %.
• Цветная точка у номера строки показывает, сопоставлена ли позиция с товаром поставщика. Об этом — в статье Сопоставление позиций.
• Если название заменили при сопоставлении, под ним серым видно исходное: «в документе: …».

Суммы строки пересчитываются сами:

Добавить или убрать позицию

1. Если распознавание пропустило товар, нажмите + Добавить позицию под таблицей.
2. Внизу появится строка «Новая позиция»: 1 шт, суммы нулевые. Впишите название, количество и суммы.

Чтобы убрать лишнюю строку, нажмите ✕ справа в ней и подтвердите «Удалить позицию «…»?». Правки в других строках при добавлении и удалении не теряются — кабинет сохраняет их заранее.

Итоги и контрольная сумма

Под таблицей (5) — итоги: «Без НДС», «НДС», «Итого с НДС». Они считаются по строкам.

Ниже — «Контрольная сумма документа»: итог, прочитанный из самой накладной. Кабинет сверяет его и с суммой без НДС, и с суммой с НДС:

• «Контрольная сумма документа: N — сходится с итогом с НДС» (или «без НДС» — смотря какой итог прочитан из накладной) — всё верно. Разница до 0,5 % считается округлением по строкам, и кабинет тоже пишет, что сумма сходится;
• «… — расхождение N ₽» красным — где-то ошибка в количестве, цене или лишняя строка. Сверьте позиции со сканом.

Скан документа

Справа — миниатюры страниц (6). Нажмите на миниатюру — страница откроется во весь экран:

• листайте страницы кнопками ◀ ▶ или стрелками на клавиатуре;
• поворачивайте кнопками ⟲ влево и ⟳ вправо;
• увеличивайте кнопками − и + или щелчком по странице;
• закройте кнопкой × закрыть, клавишей Esc или щелчком мимо страницы.

Ссылка файл целиком ↗ под миниатюрами открывает исходный файл в новой вкладке.

Скан рядом с таблицей

Чтобы сверять позиции, не открывая и не закрывая страницы, включите режим двух окон.

1. Нажмите Развернуть скан вверху карточки. Позиции останутся слева, скан встанет справа во всю высоту.
2. Потяните делитель между ними (2), чтобы сделать скан шире или уже.
3. Пользуйтесь кнопками над сканом (3): страницы, −, по ширине, +, поворот ⟲ и ⟳, ⛶ — во весь экран, файл ↗ — исходный файл.
4. Масштаб меняется колесом мыши с зажатым Ctrl, а сдвинуть страницу можно, потянув её мышью. Стрелки на клавиатуре листают страницы, если курсор не стоит в поле ввода.
5. Чтобы вернуть таблицу во всю ширину, нажмите Свернуть скан (1).

Кабинет запоминает режим и ширину скана: следующая карточка откроется так же.

Кнопка Развернуть скан есть, только если файл — картинка или PDF. У документа из ЭДО вместо скана написано «Документ пришёл из ЭДО файлом — предпросмотра нет.». У чека, заведённого сканером, из PDF или вручную, справа — имитация кассового чека по данным налоговой, см. Кассовые чеки по QR.

Когда карточку нельзя править

Поля открыты для правки, пока документ «На проверке» или «К импорту» и у вас есть право его разбирать. В остальных статусах — «Импортирован», «Ошибка», «Отклонён» и пока документ распознаётся или отправляется — позиции показаны текстом, без полей. Чтобы исправить уже импортированный документ, нужна кнопка Вернуть в работу — см. Импорт в StoreHouse.

Карточка в приложении

В приложении RestDocs карточка открывается из списка «Поступление».

• Поля шапки те же: «Поставщик» (1), «ИНН», «Номер», «Дата». Кнопка с лупой (2) подставляет название поставщика по ИНН.
• Строка Получатель (3) появляется, если юр. лиц несколько: нажмите её и выберите юр. лицо.
• У каждой позиции поля «Кол-во», «Ед.», «Цена», «Ставка» (5), «Без НДС», «НДС», «С НДС (итог)». Ставку выбирают в списке.
• Чип Варианты из SH5 (N) (4) — выбор товара поставщика, см. Сопоставление позиций.
• Корзина справа от названия убирает позицию, Добавить позицию под списком добавляет новую.
• Под позициями — итоги «Итого без НДС / НДС» и «Итого с НДС». Если сумма строк расходится с итогом документа, внизу появится «⚠ Контроль по документу: N ₽ — расходится с суммой строк».

Кнопки внизу (6–8) описаны в статье Импорт в StoreHouse.

Если что-то не так

Смотрите также

• Сопоставление позиций с внешними товарами поставщика
• Импорт в StoreHouse, черновик, отклонение и возврат в работу
• Частые проблемы: закрытый период, поставщик = получатель, дубль, юр. лица
• Документ не распознался или не ушёл в StoreHouse