Прямые накладные: приход без документа поставщика

Как оформить приход с рынка, по рукописному чеку или за наличные без накладной — список прямых накладных, редактор (поставщик, склад, позиции с ценой или суммой, штрихкоды, позиции «как в чеке»), куда уйдёт документ, права на отправку, окно приходной StoreHouse и то же в приложении. Для товароведа, шеф-повара и владельца.

Иногда товар приходит без документа поставщика: закупка на рынке, рукописный чек, покупка за наличные. Для такого прихода в RestDocs есть прямая накладная. Вы сами указываете поставщика, склад и позиции с ценой или суммой, и RestDocs создаёт приходную накладную в StoreHouse.

Куда уйдёт прямая накладная

Всё решает одно правило:

Если	Что будет в StoreHouse
Выбран поставщик и все позиции сопоставлены с товарами	сразу приходная накладная, не проведённая — проводит товаровед
Не выбран поставщик или есть хоть одна позиция без товара	накладная уходит в «Поступление» на проверку, а после импорта — в «Несогласованные» StoreHouse

Как только в накладной появляются позиции, кабинет подсказывает внизу редактора, куда уйдёт документ, так что сюрпризов не будет.

Страница «Прямые накладные»

Откройте Поступление → Прямые накладные — откроется страница с заголовком «Прямая накладная».

Страница прямых накладных: «+ Новая накладная» (1), черновики (2), «Ждут в «Поступлении»» и «сопоставить» (3), период и «только из RestDocs» (4), приходные в StoreHouse (5), состояние «не проведён» (6)

+ Новая накладная (1) — начать новую прямую накладную.
Черновики (2) — неотправленные накладные. Колонки: «Документ», «Дата · позиций», «Автор», «Изменён». Чипы: «черновик», «ассистент» (черновик сделал ассистент), «телефон» (начат в приложении). Черновики общие для сайта и телефона. Без права на чужие черновики вы видите только свои.
Ждут в «Поступлении» (3) — накладные, которые не ушли в StoreHouse сразу: есть позиция без товара или не выбран поставщик. В колонке «Куда ушла» видно, что с накладной сейчас. Ссылка сопоставить (у накладной на проверке) или открыть (у готовой к импорту или с ошибкой) открывает её карточку в «Поступлении». Отклонённые и уже импортированные сюда не попадают.
Приходные в StoreHouse (5) — приходные накладные за период (4): 7, 30, 90 дней или свой. Колонки: «Дата», «№», «Поставщик → склад», «Состояние», «Сумма», «Кто», «Комментарий». Состояние (6): «проведён», «проведён частично» или «не проведён».

Галочка только из RestDocs (4) стоит сразу: в списке только накладные, созданные через RestDocs. Снимите её, чтобы увидеть и приходные, заведённые в самом StoreHouse. RestDocs узнаёт свои накладные по комментарию «Прямая накладная из RestDocs».

Как оформить прямую накладную

Нажмите + Новая накладная. Откроется редактор «Приходная накладная». Поставщик, склад и ставка НДС подставятся из вашей прошлой прямой накладной.
В поле Поставщик (1) начните печатать название или ИНН и выберите поставщика в списке. Если поставщика нет — поле можно оставить пустым, но тогда накладная уйдёт в несогласованные.
В поле Склад (2) выберите подразделение, куда приходуете товар. Избранные подразделения стоят первыми со звёздочкой ★.
Если у поставщика есть номер документа, впишите его в поле Номер накладной поставщика (3). Свой номер приходной StoreHouse присвоит сам.
Проверьте Дату — она не может быть из будущего. При желании добавьте Комментарий.
Выберите НДС новых строк (4): 0 %, 5 %, 7 %, 10 % или 22 %. С этой ставкой будут добавляться новые позиции.
Добавьте позиции в строке (5) — как это сделать, ниже.
Проверьте подсказку внизу (7), куда уйдёт документ, и нажмите Отправить в StoreHouse (8).

Редактор прямой накладной: «Поставщик» (1), «Склад» (2), номер поставщика (3), «НДС новых строк» (4), строка добавления позиции (5), позиция «без товара» (6), подсказка, куда уйдёт (7), «Отправить в StoreHouse» (8)

Черновик сохраняется сам через полсекунды после каждой правки: вверху видно «…», затем «сохранено». Кнопки «Сохранить» нет.

Добавить позиции

В строке «Добавить позицию: товар из справочника, штрихкод сканером или как написано в чеке» можно добавить товар тремя способами.

Товар из справочника. Начните печатать название — от двух букв. В списке появятся товары StoreHouse с единицей и группой (1). Нажмите нужный.

Как в чеке. Первой строкой в списке стоит «Добавить «…» как в чеке» (2) с пометкой «без товара — сопоставит товаровед». Так добавляют позицию, для которой не нашли товар: она ляжет с тем названием, которое вы вписали.

Добавление позиции: товар из справочника (1) и вариант «как в чеке» (2)

Штрихкод. Отсканируйте штрихкод сканером или впишите 8–14 цифр и нажмите Enter. RestDocs ищет код в StoreHouse и в привязках заведения, а если там нет — во внешних каталогах штрихкодов:

нашёлся товар — он встанет сам, появится «Из StoreHouse: …» или «По привязке: …»;
нашлось только название — позиция добавится без товара, её сопоставит товаровед;
не нашлось ничего — можно добавить «штрихкод …» без товара или стереть код и найти товар по названию.

Новая позиция встаёт первой строкой, количество — 1, курсор сразу в поле количества. Если добавить тот же товар ещё раз, его количество увеличится на 1.

Совет

Если товар недавно завели в StoreHouse и поиск его не находит, внизу списка появится «Нет в справочнике? Товар могли завести в StoreHouse недавно.». Выберите папку товара и нажмите Перечитать папку — поиск повторится.

Количество, цена, сумма и НДС

Колонки позиций: «Товар», «Количество», «Ед.», «Цена», «Сумма с НДС», «НДС».

Впишите цену или сумму с НДС — одно из двух. Все суммы — с НДС, как заплатили.
Сумма главнее цены: введёте сумму — цена пересчитается как сумма ÷ количество.
Ставку НДС у отдельной строки можно поменять в колонке «НДС».
убрать — удалить позицию.

У позиции без товара чип «без товара» (6), а под названием серым — «как в чеке: …» или «штрихкод …». Внизу — «Итого с НДС» и счётчик «N поз. без товара» или «все позиции сопоставлены».

Сопоставить позицию с товаром

Нажмите сопоставить под названием позиции. У позиции с товаром ссылка называется заменить товар.
Над таблицей появится «Выберите товар для «…» — количество и цена останутся». В строке поиска уже стоит название.
Выберите товар в списке. Количество и цена сохранятся, чип «без товара» исчезнет.

Если у позиции был штрихкод, он запомнится в привязках заведения: появится «Штрихкод привязан к «…» — телефон подставит сам». В следующий раз этот код подставит товар сразу и на сайте, и в приложении.

Отправить в StoreHouse

Перед отправкой кабинет проверяет, что есть хотя бы одна позиция, выбран склад и у каждой позиции есть цена или сумма.

Нажмите Отправить в StoreHouse.
Прочитайте подтверждение: сколько позиций, на какую сумму и куда уйдёт документ.
Нажмите ОК.

Что будет дальше:

Всё сопоставлено и выбран поставщик — появится «Приходная №N создана». В StoreHouse — приходная накладная, не проведённая. Она появится в списке «Приходные в StoreHouse» с состоянием «не проведён».
Иначе — появится «Ушла в несогласованные». Накладная ляжет в Поступление → Документы и чеки с типом «Прямая» и статусом «На проверке». Товаровед сопоставит позиции и импортирует её как обычный документ, см. Импорт в StoreHouse. Если в карточке пустые номер или ИНН поставщика, их нужно вписать: без номера, даты и ИНН поставщика документ не отправится.

Повторная отправка того же черновика второй документ не создаёт. Пока документ отправляется, править и удалять его нельзя.

Чтобы удалить черновик, нажмите Удалить вверху редактора и подтвердите: «Удалить черновик? Он пропадёт и на сайте, и в телефоне.»

Окно приходной StoreHouse

Нажмите на строку в списке «Приходные в StoreHouse» — откроется документ StoreHouse.

Окно приходной: состояние «не проведён» (1), «Провести» (2), строки документа (3), пояснение «Строки здесь не правятся» (4)

В окне — дата, поставщик («Откуда»), склад («Куда»), автор, комментарий и строки (3) с ценой с НДС, суммой без НДС, ставкой НДС и суммой с НДС. Строки здесь не правятся (4) — только в StoreHouse. Под названием товара — ссылки движение, закупки и остатки: они открывают отчёты по этому товару, если роли открыта «Аналитика».

Кнопки Провести (2) и Распровести видны владельцу и роли с правом «Проводить документы». Подробнее — Провести и распровести документ.

Права

Права задаёт владелец в Команда → Роли, раздел «Документы», строка «Прямые накладные».

Право	Что даёт
Создавать и править черновики	готовить свои прямые накладные
Отправлять в StoreHouse	отправлять их; без этого права — только черновик, а вместо кнопки надпись «отправит сотрудник с правом отправки»
Открывать и править чужие черновики	видеть, править и отправлять черновики других сотрудников

Подробнее — Права: кто создаёт, кто отправляет, чужие черновики.

Прямая накладная в приложении

В приложении откройте Документы → Поступление, вкладку Прямые.
Нажмите + — откроется новая накладная.
Выберите Поставщика (1) и Склад (2).
Добавляйте позиции кнопками (3): Наговорить — голосом, например «огурцы 10 кг цена 300», Скан — штрихкод камерой, Вручную — поиском.
Нажмите кнопку внизу (4). Она называется Отправить в StoreHouse или Отправить в несогласованные — смотря куда уйдёт документ, и показывает число позиций и сумму.

Прямая накладная в телефоне: «Поставщик» (1), «Склад» (2), кнопки «Наговорить», «Скан», «Вручную» (3), кнопка отправки с числом позиций и суммой (4)

Черновик, начатый в телефоне, можно доделать на сайте, и наоборот.

Если что-то не так

Сообщение	Что делать
«Выберите склад — куда приходуем.»	Выберите склад в шапке.
«Нет ни цены, ни суммы у: «…».»	Впишите цену или сумму у названных позиций.
«дата из будущего»	Исправьте дату — она не может быть позже сегодняшней.
«нет права отправлять в StoreHouse — отправит сотрудник с правом отправки»	У роли нет права отправки. Черновик отправит другой сотрудник или владелец.
«это черновик другого сотрудника — нужно право на чужие черновики»	Черновик чужой. Попросите автора или владельца.
«документ уже отправляется — подождите минуту и обновите страницу»	Отправка уже идёт. Подождите и обновите страницу.
«склад не найден в StoreHouse — обновите справочник»	Склад переименовали или удалили в StoreHouse. Выберите склад заново.
«не знаю единицы измерения для позиций: …»	Справочник ещё не знает единицы этих товаров. Перечитайте папку товара через поиск или отправьте позже.
«StoreHouse не принял накладную: …»	StoreHouse отказал. Прочитайте причину; если непонятно — покажите сообщение товароведу.
«нет подключения к StoreHouse через агента — черновики можно готовить, отправка и списки документов подождут»	Агент StoreHouse не подключён. Готовьте черновик, а отправьте, когда агент будет на связи. См. «Агент StoreHouse не на связи».
«Справочник товаров собирается — поиск заработает через минуту-другую.»	Подождите пару минут и повторите поиск.
«За выбранный период документов нет — снимите галочку, чтобы увидеть созданные в StoreHouse.»	Снимите «только из RestDocs» или выберите другой период.