Как загрузить накладную: фото, PDF, XML, архив ЭДО

Какие файлы принимает кабинет, как фото одной накладной склеиваются в один документ, ограничения по размеру и тарифу, выбор базы и что происходит после загрузки. Отдельно — съёмка накладной в приложении на телефоне и пересъёмка. Для товароведа, бухгалтера и владельца.

Чтобы накладная поставщика попала в StoreHouse, её сначала нужно загрузить в RestDocs: фотографией, файлом PDF или XML или архивом из ЭДО. RestDocs прочитает шапку и позиции, а вы проверите и отправите документ. Документы из подключённого оператора ЭДО загружать файлом не нужно: при включённом автозаборе они появляются в списке сами, а без него их отправляют кнопкой В поступление в разделе «ЭДО и марки» — см. Автозабор документов.

Что можно загрузить

Из архива ЭДО RestDocs берёт только XML-документы с товарной таблицей. Подписи, сертификаты, титулы покупателя и извещения пропускаются. PDF из архива берутся, только если XML в нём нет.

Как загрузить файлы в кабинете

1. Откройте Поступление → Документы и чеки, вкладку Документы.
2. Нажмите Выбрать файлы (1) и выберите файлы на компьютере. Можно просто перетащить их мышью в рамку.
3. Если у заведения несколько баз StoreHouse, рядом с кнопкой появится выбор базы. Проверьте, что выбрана нужная: первой стоит база, выбранная в плашке «Заведение».
4. Дождитесь сообщения «Загружено — распознаём». Страница обновится, и документ появится в списке.

Как файлы делятся на документы

• Все фото, выбранные за один раз, склеиваются в один многостраничный документ. Страницы встают в том порядке, в каком браузер передал файлы, — проверьте его по миниатюрам в карточке.
• Каждый PDF, XML и архив — отдельный документ (архив может дать несколько документов).

Ограничения

• Размер — до 20 МБ на файл. Для фото одной накладной — 20 МБ на все фото вместе.
• Лимит тарифа считает только документы из фото и сканов. PDF с текстом, XML и документы ЭДО лимит не расходуют. Сколько документов по фото входит в ваш тариф — в статье Тариф.
• Подписка — без активной подписки загрузка недоступна.

Что происходит после загрузки

1. Документ встаёт в список со статусом «В очереди».
2. Когда до него дойдёт очередь, статус сменится на «Распознаётся».
3. Затем статус меняется на один из трёх: - «На проверке» — проверьте шапку и позиции и отправьте в StoreHouse; - «К импорту» — документ без замечаний, у которого получатель определился сам, уходит в StoreHouse без вашего участия (так бывает с PDF с текстом и XML); - «Ошибка» — распознать не удалось, причина видна в карточке.

Фото и сканы сами в StoreHouse не уходят: распознанный документ ждёт «На проверке», сверьте его с бумагой. Как это сделать — в статье Карточка накладной.

Съёмка накладной в приложении

Пересъёмки в кабинете нет. Снимать накладные удобнее в приложении RestDocs: там есть документ-сканер, обрезка страниц и съёмка нескольких листов подряд. Ссылка на приложение — в подсказке на странице (2): restdocs.ru/app. Снятое в телефоне появится в этом же списке.

1. В приложении откройте Документы → Поступление, вкладку Документы.
2. Нажмите круглую кнопку + и выберите 📷 Снять накладную. Чтобы загрузить готовые снимки, выберите 🖼 Выбрать из галереи.
3. Снимите первую страницу — ту, где шапка документа: поставщик, номер, дата.
4. Снимайте остальные страницы по порядку. Подсказка вверху (1) показывает номер следующей страницы.
5. Снятые страницы видны миниатюрами (2). Нажмите на миниатюру, чтобы посмотреть страницу; неудачную уберите кнопкой Удалить страницу.
6. Нажмите Готово (N) (5) — страницы уйдут в RestDocs как один документ.
7. Приложение спросит, что дальше: Снять следующий — чтобы снимать следующую накладную, или В список документов.

Если телефон поддерживает документ-сканер Google, слева от кнопки спуска (4) есть переключатель режимов (на снимке выше его нет):

• 📷 Обычный режим — обычный снимок кнопкой спуска;
• ✂️ Авто кадрирование — приложение само находит края листа и обрезает лишнее.

Приложение запоминает выбранный режим. Если переключателя нет, приложение снимает в обычном режиме. Подробнее про камеру — Камера: съёмка накладных, сканер чеков, штрихкоды.

Пересъёмка документа

Если документ распознался плохо, его можно переснять в приложении, не создавая новый.

1. Откройте документ в приложении.
2. Нажмите Переснять документ.
3. Снимите страницы заново и нажмите Готово (N).

Новые фото заменят старые, а документ останется тем же — на том же месте в списке. Появится сообщение «Страниц: N. Документ тот же — статус обновится в списке.»

Кнопка Переснять документ есть, пока документ «На проверке», «К импорту» или «Ошибка». У документов из ЭДО пересъёмки нет.

Если что-то не так

Если документ загрузился, но не распознался, — см. Частые проблемы.

Смотрите также

• Список «Документы и чеки»: как читать и фильтровать
• Карточка накладной: шапка, получатель, позиции, НДС и скан
• Кассовые чеки по QR: сканер, фото, PDF и ввод вручную
• Камера: съёмка накладных, сканер чеков, штрихкоды
• Тариф: подписка, лимит фото-документов и монеты ассистента