Как устроены ревизии
Одна ревизия на всех: считают с нескольких телефонов и на сайте, а всё сходится в один документ с историей каждой цифры. Путь от подсчёта до сличительной ведомости в StoreHouse и права роли по ревизиям. Для владельца, бухгалтера, товароведа, бармена и шеф-повара.
Ревизия — это пересчёт остатков на складе, в баре или на кухне. В RestDocs её считают в приложении на телефоне (камерой-сканером, голосом или вручную) и проверяют на сайте в разделе «Ревизии». Готовая ревизия уходит в StoreHouse сличительной ведомостью. Прочитайте эту статью первой: в ней общая картина — что получается в итоге, как несколько человек считают одну ревизию и какие права для этого нужны.
Что получается в итоге
Итог ревизии — документ StoreHouse «инвентаризация (сличительная ведомость)». В нём дата и подразделение ревизии, а в строках — товары и посчитанное количество.
Важно
Документ создаётся не проведённым. Остатки в StoreHouse не изменятся, пока товаровед не проверит и не проведёт документ в самом StoreHouse. RestDocs ревизию не проводит.
Одна ревизия на всех
Ревизия хранится в RestDocs, а не на отдельном телефоне. Поэтому её видно с любого телефона сотрудника и на сайте. Бармен считает бар, повар — кухню, бухгалтер проверяет на компьютере, и всё это один документ.
- Количество позиции — сумма всех записей по ней. Каждый добавляет свою цифру, RestDocs сам складывает.
- У каждой записи подписано, кто её внёс, с какого устройства и когда.
- Замена количества и удаление ничего не стирают: прежние записи остаются в истории зачёркнутыми.
- Если правки столкнулись — например, один заменил количество или удалил позицию, а другой в это время добавил свою цифру, — ничего не теряется. Позиция получает отметку «конфликт», и её нужно проверить. Подробнее — в статье Конфликты и почему ревизия не отправляется.
Путь ревизии
- Черновик. Ревизию начинают на телефоне или на сайте кнопкой + Новая ревизия: выбирают дату и подразделение.
- Подсчёт. Сотрудники добавляют позиции. Позиции, которые не нашлись в справочнике, встают «без товара» — их потом сопоставляют с товарами StoreHouse.
- На проверке. Сотрудник без права отправки нажимает Передать на проверку. Ревизия остаётся черновиком с меткой «на проверке».
- Отправлена. Сотрудник с правом отправки нажимает Отправить в StoreHouse. У ревизии появляется номер документа StoreHouse, дальше она открывается только для просмотра.
- Проведение. Товаровед проводит документ в StoreHouse.
Если после отправки кто-то ещё досчитал на телефоне, эти цифры не пропадут. Они попадут в «дополнение» — отдельную ревизию, которая уходит в StoreHouse своим документом. Подробнее — в статье Передать на проверку и отправить в StoreHouse.
Кто что может: права роли
Права по ревизиям задаются в роли сотрудника: Объект → Команда → Роли, блок Документы, строка Ревизии с подсказкой «пересчёт остатков; отправка в StoreHouse и чужие черновики ревизий».
| Галочка | Что даёт |
|---|---|
| Создавать и править черновики (1) | Раздел «Ревизии» на сайте и в телефоне. Сотрудник заводит свои ревизии, считает, удаляет их и передаёт на проверку |
| Отправлять в StoreHouse (2) | Сотрудник сам отправляет ревизию в StoreHouse. По умолчанию выключена |
| Открывать и править чужие черновики (3) | Сотрудник видит ревизии коллег, правит и удаляет их. Отправить чужую ревизию можно, только если есть ещё и «Отправлять в StoreHouse» |
Ещё два права ниже влияют на ревизии:
- Сопоставлять товары (4) — привязывать сканы, штрихкоды и голосовые названия к товарам StoreHouse. Без этого права сотрудник только считает, а позиции без товара сопоставляет товаровед.
- Товарные группы для документов (5) — папки товаров, с которыми работает сотрудник. Поиск и сканер находят только товары из этих папок, в телефон загружаются тоже только они. Если не выбрано ничего, открыты все группы заведения.
У новой роли сразу отмечены «Ревизии» (создавать) и «Сопоставлять товары». Отправки и чужих черновиков нет. Владельцу заведения доступно всё без роли. Как настроить роль — в статье Команда → Роли.
Важно
Ревизия помнит базу StoreHouse, по которой её считали, и отправляется только в эту базу. Если у заведения несколько баз, а базу ревизии роли закрыли, такой ревизии нет в списке у сотрудника.
Обычная схема для заведения
- Бармен, повар, кладовщик — роль с «Создавать и править черновики». «Сопоставлять товары» — по желанию. Считает на телефоне и нажимает Передать на проверку.
- Бухгалтер или товаровед — все три права по ревизиям и «Сопоставлять товары». Открывает ревизию на сайте, сопоставляет позиции без товара, разбирает конфликты и нажимает Отправить в StoreHouse.
- Товаровед проводит документ в StoreHouse.
Так на странице ролей и советуют: «ревизию бухгалтер сперва проверяет сам».
Что есть только на телефоне и только на сайте
Большая часть работы одинакова на телефоне и на сайте. Но есть различия.
| Только в приложении | Только на сайте |
|---|---|
| Камера: сканер штрихкодов и акцизных марок | USB-сканер штрихкодов и акцизных марок |
| Диктовка голосом и переслушивание записи | Кнопка принять «…», когда в StoreHouse сменили единицу товара |
| Снять одну запись из истории (значок ⌫) | Группировка позиций ревизии по товарным группам |
| Пересчёт позиции: «считать в: упаковках / килограммах» |
Как работать в приложении — в статье Ревизия на телефоне.
Если что-то не так
| Сообщение | Что делать |
|---|---|
| «этот раздел закрыт вашей ролью — спросите владельца» | В роли не отмечены ревизии. Владелец ставит галочку «Создавать и править черновики» в строке «Ревизии» |
| «нет права на ревизии» | То же: у роли нет права создавать ревизии |
| «это ревизия другого сотрудника — нужно право на чужие черновики» | Ревизию завёл коллега. Попросите её автора или того, у кого есть «чужие» |
| «база StoreHouse этой ревизии закрыта вашей ролью — спросите владельца» | Ревизия посчитана по базе, которая закрыта вашей роли |
| «нет права отправлять ревизии в StoreHouse — передайте её на проверку» | Нажмите Передать на проверку — отправит бухгалтер или владелец |