Транспортные накладные (ЭТрН): сверка с УПД и приёмка груза

У подключений СБИС есть вкладка «Транспортные (ЭТрН)». Как читать список и карточку транспортной накладной, как сверить груз с парным УПД по строкам, как подтвердить получение — полностью, частично или отказом — и как загрузить документ в поступление с учётом расхождений. Для товароведа, кладовщика и шеф-повара.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это документ о перевозке: кто вёз, на какой машине, сколько мест и какой массы. Поставщик отправляет её через СБИС вместе с УПД. В RestDocs ЭТрН нужна, чтобы сверить груз с УПД и подписать приёмку груза прямо при разгрузке.

В ЭТрН нет штук и цен за единицу. Поэтому приход в StoreHouse по-прежнему делается из УПД, а ЭТрН подтверждает факт доставки.

Где найти и что нужно

• Транспортные накладные есть только у подключений СБИС. У Честного ЗНАКа и Диадока вкладки нет.
• Сам раздел «ЭДО и марки» открывает право «Видеть входящие документы». Без него права на ЭТрН не помогут: раздела не будет.
• Видеть ЭТрН и сверять их с УПД — право роли «Транспортные накладные (ЭТрН) — видеть и сверять с УПД». Без него — «транспортные накладные закрыты вашей ролью».
• Подтверждать получение — право «подтверждать получение груза (подпись титула получателя)».
• Загружать в поступление — право «отправлять в поступление».

Как открыть:

1. В меню слева откройте Учёт → ЭДО и марки.
2. Откройте подключение СБИС.
3. Нажмите вкладку Транспортные (ЭТрН) (1).

Список ЭТрН

Колонки те же, что у УПД: «№ и дата», «Поставщик», «Получен», «Состояние» (в СБИС) и «Отметки». Поиск «номер или поставщик» ищет и по номеру парного УПД.

В списке — ЭТрН из последних 100 событий СБИС, без листания страниц. Нажмите на строку — откроется карточка.

Карточка ЭТрН

Вверху реквизиты (1): «Номер и дата», «Отправитель» с ИНН, «Получатель», «Куда» и «СБИС» — состояние документа в СБИС.

Второй блок (2): «Перевозчик», «Водитель» с телефоном, «Машина», «По плану» (сколько мест и килограммов брутто), «Выехал», «Стоимость груза».

Отметки (3):

• парный УПД — «УПД № …», с пометками «подписан» и «в поступлении»; или «парный УПД не найден»;
• сверка с УПД — «суммы строк сошлись с УПД (N)» или «сверка с УПД: сошлось X, расходится Y, без пары Z»;
• приёмка — «приёмка: получен полностью», «приёмка: частично, X из Y мест» или «приёмка: не принят».

Таблица «Груз · N»: «№», «Наименование», «Места», «Шт по фасовке», «Брутто, кг», «Сумма», «В УПД» (6).

Сверка с УПД

RestDocs сам ищет парный УПД: того же поставщика (тот же ИНН) с тем же номером. Нули в начале номера и дефис не учитываются: ЭТрН «0000-087205» — пара к УПД «87205».

Строки ЭТрН и УПД сопоставляются по словам в названии товара. Сравнивается сумма строки с НДС, расхождение меньше 50 копеек считается совпадением. Результат — в колонке «В УПД» и в цветной полосе слева у строки:

«Шт по фасовке» — подсказка: фасовка из названия товара (например, «1/12») умноженная на число мест. В сверке она не участвует: неполные коробки её сбивают.

Подтвердить получение

Кнопка Подтвердить получение (5) активна, пока документ в СБИС ждёт приёмки. Если приёмку уже оформили, на кнопке написано «Получение уже оформлено».

1. Нажмите Подтвердить получение. Откроется окно «Приёмка груза».
2. Выберите вид приёмки (1): Получен, Получен частично или Не принят.
3. Проверьте Масса брутто, кг (2) — там уже стоит масса по плану.
4. В блоке «По позициям · принято мест (0 — не принят)» поправьте места (3) кнопками − и + или впишите число. Кнопка ✕ ставит 0 (позиция не принята), повторное нажатие возвращает план.
5. Выберите «Состояние груза» (5): «Без замечаний», «Повреждена упаковка», «Нарушен температурный режим», «Недостача мест» или «Другое». При необходимости напишите «Замечания».
6. Нажмите кнопку подписи (6). Её текст зависит от вида приёмки: «Подписать «Получен»», «Подписать «Получен частично»» или «Подписать «Не принят»» (красная).
7. Появится «Подписано: «Получен»: подписано вложений N, состояние: …». Страница обновится, в отметках появится итог приёмки.

Если поменять места хотя бы у одной позиции, приёмка сама станет частичной. Изменённые позиции подсвечиваются красным, а под списком появляется плашка (4) «Позиции изменены — уйдёт «Получен частично», принято мест X из Y.»

Для «Получен частично» и «Не принят» без изменения мест нужно указать причину: выберите состояние груза, отличное от «Без замечаний», или напишите замечание. Иначе появится «Для частичной приёмки или отказа укажите состояние груза или замечание.» В этом случае у поля стоит пометка «(обязательно)».

Что уходит в СБИС

Подпись титула получателя уходит в СБИС от организации подключения. В ней:

• время прибытия — момент подписи;
• принятые места и масса по позициям;
• состояние груза (если выбрано «Без замечаний» — «Груз и тара без повреждений») и ваши замечания;
• комментарий вида «принято мест: …; масса брутто: … кг; состояние груза: …».

RestDocs запоминает, сколько мест приняли. Это нужно для загрузки «с расхождениями» (см. ниже). Если подписать приёмку ещё раз, новая запись заменит прежнюю.

В поступление

Кнопка загрузки (4) зависит от того, нашёлся ли парный УПД:

• В поступление (УПД N) — в поступление уходит парный УПД. Это основной путь: в УПД есть штуки, цены и НДС;
• В поступление из ЭТрН — если парного УПД нет. Сначала спросят: «Парного УПД нет. Штуки возьмём по фасовке из названия × места, суммы как в ЭТрН (у поставщика это с НДС), ставку НДС не выделим. Документ придёт в «Несогласованные» жёлтым — проверьте перед проведением. Загрузить?»

После загрузки кнопка меняется на «УПД в поступлении — открыть →» или «ЭТрН в поступлении — открыть →».

Если приёмка была с расхождениями

Если приёмку подписали частично, при загрузке RestDocs спросит: «Принято X из Y мест. … ОК — загрузить … с расхождениями (только принятое). Отмена — выбрать «полностью, как в документе».»

• ОК — в поступление уйдёт только принятое: количество и суммы строк урезаются по принятым местам, непринятые позиции убираются. После загрузки добавится «Позиции урезаны по принятым местам.»
• Отмена — RestDocs спросит «Загрузить полностью, как в документе?». Подтвердите, чтобы загрузить документ целиком.

В телефоне

1. Откройте вкладку ЭДО, подключение СБИС и переключатель Транспортные (ЭТрН).
2. Нажмите на ЭТрН. В карточке — реквизиты и «СБИС: …» (1), отметки УПД, сверки и приёмки (2), груз по строкам.
3. Внизу кнопки загрузки и Подтвердить получение (3). Окно приёмки почти такое же, как на сайте, только в телефоне есть ещё поле «Принято мест» — всего по накладной.

Если приёмка была с расхождениями, при загрузке телефон спросит «В поступление: были расхождения» и предложит С расхождениями или Полностью.

О новых ЭТрН приложение присылает уведомление «Транспортные накладные» — см. Автозабор и уведомления.

Если что-то не так

Смотрите также

• Входящие УПД: список, листание и массовые действия
• Карточка УПД: печатная форма, «В поступление» и подпись
• Автозабор документов и чёрный список поставщиков
• Импорт в StoreHouse, черновик, отклонение и возврат в работу