Список «Документы и чеки»: как читать и фильтровать

Что показывает список поступлений — вкладки, колонки, цветная точка качества, поиск, период, галочка «только не выгруженные» и готовые фильтры со «Сводки». Какие бывают статусы и какие документы уходят в StoreHouse сами. Для товароведа, бухгалтера и владельца.

Все документы, по которым товар приходит на склад, собираются в одном списке. Здесь видно, что распознаётся, что ждёт вашей проверки, что уже ушло в StoreHouse и где ошибка. С этого списка начинается разбор накладных за день.

Товар попадает в StoreHouse через RestDocs тремя путями:

Где найти список

1. В меню слева откройте группу Документы → Поступление → Документы и чеки.
2. Или на «Сводке» нажмите Загрузить накладную (откроется вкладка «Документы») или Сканировать чек (вкладка «Чеки»).

Вкладки «Документы» и «Чеки»

Вверху две вкладки (1): Документы (N) и Чеки (N). В скобках — сколько документов за выбранный период. На «Документах» лежат накладные, счета, УПД из ЭДО и прямые накладные, которые ждут проверки. На «Чеках» — кассовые чеки по QR.

Какие вкладки вы видите, зависит от роли:

Права настраивает владелец — см. Команда → Роли.

Под вкладками — блок загрузки с кнопкой Выбрать файлы (2). Как загружать — в статье Как загрузить накладную, про чеки — в статье Кассовые чеки по QR.

Поиск и период

Строка поиска и выбор периода (3) стоят над таблицей.

1. Впишите в поле «поставщик, номер, файл» часть названия поставщика, номера документа или имени файла.
2. Выберите период: 7 дней, 30 дней (стоит сразу) или 90 дней. Для своих дат выберите свой период и укажите начало и конец.
3. Нажмите Показать.

Период считается по дате загрузки документа в RestDocs, а не по дате в самом документе. Свой период не может быть длиннее года.

Галочка «только не выгруженные»

Галочка отображать только не выгруженные документы (4) прячет всё, что уже разобрано: импортированные и отклонённые документы. Остаются документы на проверке, к импорту, с ошибкой и те, что ещё распознаются или отправляются. Удобно, чтобы видеть только работу, которая осталась.

Кабинет запоминает галочку в этом браузере: если вы её поставили, в следующий раз список откроется уже с ней.

Готовые фильтры со «Сводки»

В блоке «Очередь» на «Сводке» есть категории Не распознались, Проверить сумму и Сопоставить товар. Нажмите на категорию — откроется этот список с готовым фильтром.

Фильтр виден чипом рядом с поиском (1). Чтобы снять его, нажмите × на чипе.

Как читать строку документа

Колонки таблицы: «Документ», «Тип», «Дата документа», «Состояние», «Позиций», «Загружен».

• Название — поставщик и номер документа, например «ООО «Овощная база № 1» · № УТ-4821». Пока документ не распознан, вместо названия стоит имя файла. Под названием серым — имя файла.
• Цветная точка слева (5) — качество распознавания: зелёная — всё в порядке, жёлтая — стоит проверить, красная — распознать не удалось, серая — ещё не оценено.
• Чипы под названием: «марки» — в документе есть коды маркировки, «ОСУ» — коды товаров без марок. Чип «ЭДО» рядом с типом — документ пришёл из ЭДО.
• Красный текст под названием — начало сообщения об ошибке или замечания. Полностью оно видно в карточке документа.
• Тип: УПД, ТОРГ-12, ТТН, Счёт, Чек, Прочее, Прямая или Рукописная.
• Состояние (6) — статус документа. У импортированного под статусом серым стоит «UDoc N» — служебный номер, под которым документ записан в StoreHouse (это не номер накладной поставщика).

Нажмите на строку — откроется карточка документа. Кнопка ← Поступление в карточке вернёт вас в этот же список с теми же фильтрами.

Статусы документа

Пока в списке есть документы «В очереди», «Распознаётся» или «Импортируем», страница сама обновляется каждые 10 секунд.

Что уходит в StoreHouse без кнопки

Не каждый документ ждёт, пока вы нажмёте Импортировать в StoreHouse. Сразу в очередь на отправку («К импорту») встают документы без замечаний (зелёная точка), у которых получатель определился сам:

• PDF с текстом, например выгрузка УПД из 1С;
• XML УПД;
• кассовые чеки по QR;
• документы из ЭДО, если получатель определился автоматически.

Фото и сканы сами в StoreHouse не уходят: распознанный документ ждёт «На проверке». Если других замечаний нет, в карточке стоит плашка «OCR-распознавание — проверьте позиции и шапку». Это напоминание сверить документ с бумагой, а не ошибка.

Если у заведения несколько баз StoreHouse, в списке документы базы, выбранной в плашке «Заведение», и документы без базы.

Список на телефоне

В браузере телефона список выглядит так же, а таблица листается вбок.

В приложении RestDocs откройте вкладку Документы → плитку Поступление.

• Вкладки (1) Документы, Чеки и Прямые видны по правам роли.
• Поле «Поиск по № документа» (2) ищет по номеру и имени файла.
• Период (3) выбирается над списком: Неделя, Месяц, Квартал или свой Период.
• У каждого документа — цветной статус (4), те же, что в кабинете.
• Кнопка + (5) снимает накладную, сканирует чеки или создаёт прямую накладную — смотря какая вкладка открыта.

Список в приложении тоже обновляется каждые 10 секунд. Подробнее — Приложение RestDocs на телефоне.

Если что-то не так

Смотрите также

• Как загрузить накладную: фото, PDF, XML, архив ЭДО
• Карточка накладной: шапка, получатель, позиции, НДС и скан
• Импорт в StoreHouse, черновик, отклонение и возврат в работу
• «Сводка» — главная страница заведения
• ЭДО и марки: что умеет раздел и кому он доступен