Импорт в StoreHouse, черновик, отклонение и возврат в работу

Что делает каждая кнопка вверху карточки документа, какие проверки идут перед отправкой, что появляется в StoreHouse, что будет, если StoreHouse отказал, и чем «Вернуть в работу» отличается от «Повторить». Отдельно — вывод из оборота для документов с марками и то же в приложении. Для товароведа и бухгалтера.

Когда шапка и позиции проверены, документ отправляют в StoreHouse. В StoreHouse он ложится в раздел «Несогласованные», а проводит его товаровед уже там. В этой статье — все кнопки, которые решают судьбу документа: отправить, сохранить, отклонить, повторить и вернуть в работу.

Кнопки карточки

Кнопки правки видны, если у вас есть право разбирать этот документ.

Как отправить документ в StoreHouse

1. Проверьте шапку: поставщика, ИНН, номер, дату и получателя. Как это сделать — в статье Карточка накладной.
2. Проверьте позиции и контрольную сумму под таблицей.
3. Нажмите Импортировать в StoreHouse (4).
4. Прочитайте вопрос, например: «8 поз. · 12 450,00 ₽ с НДС. Отправить в StoreHouse? Документ ляжет в «Несогласованные».»
5. Нажмите ОК. Появится «Отправлено в StoreHouse — возвращаю в список», и откроется список документов.

В списке документ пройдёт статусы «К импорту» → «Импортируем» → «Импортирован». Когда он импортирован, под статусом появится «UDoc N» — служебный номер, под которым документ записан в StoreHouse.

Правки в карточке сохраняются при отправке сами — отдельно нажимать Сохранить черновик не нужно.

Проверки перед отправкой

Кабинет не отправит документ, пока что-то важное не заполнено. Сообщение подскажет, что исправить.

Что появляется в StoreHouse

RestDocs создаёт в StoreHouse несогласованный документ в разделе «Несогласованные». Получателем в нём стоит юр. лицо, выбранное в поле «Получатель». Дальше товаровед открывает документ в StoreHouse, проверяет и проводит его.

У импортированного документа в карточке зелёная плашка (3) «Документ в StoreHouse, в «Несогласованных» — товаровед проверит и проведёт.», а позиции показаны только для просмотра.

Если StoreHouse отказал

Если StoreHouse не принял документ, он возвращается в статус «На проверке», а причина появляется в красной плашке. Частые причины — закрытый учётный период, неверный ИНН, агент StoreHouse не на связи.

1. Откройте документ и прочитайте плашку.
2. Исправьте то, о чём она говорит, например дату.
3. Нажмите Импортировать в StoreHouse ещё раз.

Все тексты и что с ними делать — в статье Частые проблемы.

Сохранить черновик

Сохранить черновик (3) записывает правки шапки, позиций, сопоставлений и получателя, но не отправляет документ. Появится «Сохранено». К документу можно вернуться позже — с этого или другого компьютера.

Отклонить документ

Отклоняют дубль, ошибочно загруженный файл или документ, который не нужно проводить.

1. Нажмите Отклонить (2).
2. Подтвердите: «Снять документ из работы? Он останется в списке со статусом «Отклонён».»

Документ не уйдёт в StoreHouse и останется в списке со статусом «Отклонён». У импортированных и отправляемых документов кнопки нет: такой документ отменяют в самом StoreHouse.

Повторить распознавание

Кнопка Повторить есть только у документов со статусом «Ошибка».

1. Прочитайте текст ошибки (2).
2. Нажмите Повторить (3).

Документ снова встанет в очередь на распознавание, тип документа определится заново. Если ошибка в самом файле — плохое фото, обрезанная страница, — повтор не поможет: переснимите документ или загрузите файл заново, а этот Отклоните (4).

Вернуть в работу

Вернуть в работу снова открывает для правок импортированный или отклонённый документ. Он получает статус «На проверке».

1. Нажмите Вернуть в работу под заголовком карточки.
2. Прочитайте предупреждение: «Вернуть документ в работу? Повторная отправка создаст в StoreHouse ЕЩЁ ОДИН документ — прежний товаровед отклонит сам.»
3. Нажмите ОК. Появится «Документ снова в работе».

Чем отличаются похожие кнопки:

Пока документ в очереди, распознаётся или отправляется, вернуть его в работу нельзя — появится «документ сейчас обрабатывается».

Документы с марками

Если в документе есть коды маркировки, под заголовком карточки видны чипы «марок: N» и «без марок (ОСУ): N» и состояние вывода: «вывод отправлен», «выведено из оборота», «вывод отклонён Честным ЗНАКом» или «вывод ждёт перехода кодов к вам».

Кнопка Вывести из оборота (3) видна тем, кому открыт раздел ЭДО с правом выводить из оборота. Как работает окно вывода — в статье Вывод марок из оборота по документу.

Прямые накладные на проверке

Прямая накладная, которая не ушла в StoreHouse сразу, лежит в списке с типом «Прямая» и статусом «На проверке». Её разбирают и импортируют как обычный документ. Кто может это делать:

• владелец — всегда;
• сотрудник с правом на прямые накладные — только если ему можно отправлять их в StoreHouse;
• сотрудник без прямых накладных — если у него есть право «Поступление» или «накладные по фото».

У остальных карточка откроется только для просмотра — без кнопок «Импортировать в StoreHouse» и «Отклонить». В приложении в такой карточке написано «Накладная на проверке — в StoreHouse её отправит сотрудник с правом отправки прямых накладных». Подробнее — в статье Прямые накладные.

В приложении

В карточке документа в приложении RestDocs:

• Сохранить черновик появляется, когда вы что-то изменили.
• Импортировать в SH5 сразу возвращает в список, не дожидаясь ответа. Итог виден по статусу в списке, а если включены уведомления — придёт уведомление.
• Если в замечаниях есть предупреждение о дате, приложение сначала спросит «Проверьте дату документа»: Исправить дату, Импортировать всё равно или Отмена.
• Если документ не прошёл проверку, появится «Импорт не запустился» с причиной и кнопкой Открыть документ.
• Отменить документ — то же, что Отклонить в кабинете: «Отменить документ? Он останется в личном кабинете со статусом «Отклонён», в SH5 не попадёт.»

Кнопок Повторить и Вернуть в работу в приложении нет — для этого откройте документ в кабинете.

Если что-то не так

Смотрите также

• Карточка накладной: шапка, получатель, позиции, НДС и скан
• Частые проблемы: закрытый период, поставщик = получатель, дубль, юр. лица
• Вывод марок из оборота по документу
• Провести и распровести документ
• Документ не распознался или не ушёл в StoreHouse